Många forskare upplever att de lägger mycket tid på administrativa arbetsuppgifter som ligger långt från kärnverksamheten. Hans Adolfsson, rektor vid Stockholms universitet, hör att det finns en frustration inom akademin över de här sysslorna.

– Det kan handla om registrering av studieresultat och kopiering av papper till studenterna, men även inom andra områden finns det mycket som forskare gör som inte hör till det ordinarie uppdraget. Som lärosäten förväntas vi till exempel svara på remisser från politiken, och när vi i ledningen får sådana förfrågningar nyttjar vi forskare med expertkunskap i det aktuella ämnet.

Både att svara på remisser och dokumentera studenternas resultat är så klart viktigt, framhåller han.

– Problemet är att det tar tid och kan gå ut över undervisningen och forskningen.

Han tror att delar av den administration som utförs av forskare i stället skulle kunna göras av administratörer medan andra sysslor är svårare att komma ifrån.

Man skulle mycket väl kunna ha en person som bara jobbade med den typen av uppgifter.

– Jag tror till exempel inte att forskare kan lägga ut på någon annan att skriva ansökningar, men ta en sådan sak som registrering av studenternas resultat. Man skulle mycket väl kunna ha en person som bara jobbade med den typen av uppgifter i stället för att det landar på den enskilda läraren. I slutändan är det en resursfråga. Jag har tyckt att det är viktigare att lägga lönemedel på lärare och forskare än på administratörer som stödjer lärare och forskare.

Effektivare organisation

David Dreyer Lassen, rektor vid Köpenhamns universitet, tror inte heller att det är rätt väg att gå att anställa fler administratörer. Däremot tror han att många lärosäten skulle kunna effektivisera sin administration.

Köpenhamns universitet är ett stort lärosäte, större än något av de svenska universiteten, med och närmare 10 700 anställda på sex fakulteter. Lärosätet har sex fakulteter och 36 institutioner. Nyligen genomfördes en omorganisation där stora delar av administrationen centraliserades. Tidigare hade varje fakultet eller avdelning egna administratörer inom till exempel ekonomi, HR och it. I mars i år samlades de här funktionerna i stället på en egen enhet.

Jag är öppen för att diskutera huruvida vi borde ha mindre byråkrati, men tycker frågan är mer komplex än den ibland framställs.

– Det är en stor omorganisation och det kommer säkert ta lite tid att komma in i det men vi räknar med att på det här sättet kunna minska resurserna för den här typen av administration med 15–20 procent. Målet är att frigöra medel som vi i stället kan lägga på forskning och undervisning, säger David Dreyer Lassen.

Att administrationen vid universiteten ofta är utlokaliserad i olika delar av verksamheten tror han hänger ihop med att det av tradition finns lokala kulturer vid fakulteterna.

– Det är mer effektivt och säkerställer administrativ kvalitet att ha en gemensam administration, där vi identifierar de bästa arbetssätten och jobbar efter en gemensam modell.

Han framhåller samtidigt att vissa administrativa roller behöver ligga lokalt vid fakulteterna. Som exempel nämner han personal som sköter vissa typer av forskningsinfrastruktur, och har en roll och kompetens som gör att de behövs lokalt i verksamheten.

Administration – eller forskning?

För att kunna effektivisera administrationen vid lärosätena på ett smart sätt är det enligt David Dreyer Lassen viktigt att identifiera vilka administrativa uppgifter som kan utföras av administrativ personal och vilka som faktiskt måste utföras av forskare. Detta är inte alltid självklart och det kan finnas oenighet.

– Ta till exempel insamling och hantering av data. Jag tycker att en stor del av det ska ses som en del av forskningsprocessen men inom vissa fält, till exempel inom medicin, finns en tradition av att se det som administration.

Det är mer effektivt att ha en gemensam administration.

Han tycker att det är viktigt att lärosätena har en effektiv administration. Däremot upplever han att debatten om forskares och universitetslärares administrativa börda ibland känns lite överdriven.

– Vi frågade våra forskare vid Köpenhamns universitet hur mycket tid de lägger på administration och de svarade 5–10 procent vilket jag tycker är ganska rimligt. Det är klart att man som forskare kan bli trött på att fylla i formulär ibland, och känner att man hatar byråkrati, men den finns ju där av en anledning. Jag är öppen för att diskutera huruvida vi borde ha mindre byråkrati, men jag tycker frågan är mer komplex än den ibland framställs.

Slukar 13 procent av tiden

I Sverige lägger forskare i genomsnitt runt 13 procent av sin arbetstid på administrativa uppgifter, enligt en rapport som Vetenskapsrådet tog fram 2022.

Hans Adolfsson, rektor vid Stockholms universitet, tycker siffran är hög.

– Man borde inte behöva lägga så mycket tid.

Läs också i Curie: Forskningen hotas när administrationen tar över

Han konstaterar att merparten av de administrativa sysslorna landar på etablerade forskares bord.

– Juniora forskare, som doktorander och postdoktorer, har ganska lite men för lektorer och uppåt i systemet blir det mer.

Känslan är att det är mer och mer tid som läggs på att ta hand om detta, utan att det skjuts till resurser.

Vid sidan av rektorstjänsten vid Stockholms universitet är han ordförande i Sveriges universitets- och högskoleförbund, SUHF. De publicerade hösten 2024 rapporten Ökad kontroll och ökad byråkratisering, där den administrativa bördan inom universitetsvärlden pekas ut som ett växande problem.

Enligt rapportförfattarna kan problemet delvis kopplas till att lärosätena är statliga myndigheter, och de krav som kommer med det. Universitetsledningarna ska upprätta handlingsplaner, införa systematiska arbetsprocesser och återkommande rapportera åtgärder inom en rad områden såsom likabehandling och arbetsmiljö, bara för att nämna två exempel.

Läs också i Curie: Rapport: Lärosätenas kultur bidrar till ökad administration

Författarna bakom SUHF:s rapport betonar att likabehandling och arbetsmiljöfrågor är viktigt, men menar att kraven som kommer med myndighetsstatusen är för omfattande och detaljerade.

– Det är inget enskilt uppdrag som är särskilt betungande för oss i egenskap av myndigheter egentligen utan jag skulle säga att det är många bäckar små. Känslan är att det är mer och mer tid som läggs på att ta hand om detta, utan att det skjuts till resurser, säger Hans Adolfsson.

Livlig debatt i riksdagen

Huruvida lärosätena bör vara myndigheter eller inte är en omstridd fråga politiskt. Regeringen meddelade i sin senaste forskningsproposition att de ska tillsätta en utredning om associationsformen, men det möter starkt motstånd i riksdagen. Det har lagts fram en motion om att utredningen bör skrotas, och den motionen fick i en omröstning i juni stöd av en majoritet av riksdagsledamöterna. Att en majoritet motsätter sig utredningen utgör inget formellt hinder och regeringen har meddelat att de ska gå vidare med utredningen trots motståndet i riksdagen.

Missa inget från Curie: Prenumerera på nyhetsbrevet Länk till annan webbplats.

Samtidigt har Statskontoret fått i uppdrag av regeringen att analysera konsekvenserna av de administrativa uppgifterna som lärosätena är skyldiga att utföra i egenskap av statliga myndigheter. Utredningen ska redovisas i september i år och Statskontoret ska, utifrån sin analys, även föreslå eventuella åtgärder som regeringen kan vidta för att minska den administrativa bördan. Hans Adolfsson hoppas att utredningen ska komma med konstruktiva förslag, och bana väg för den utlovade utredningen av lärosätenas associationsform.

Han upplever att det i den politiska debatten har kommit att framstå som att lärosätena måste vara antingen myndigheter eller privata stiftelser, och det tycker han är synd. Han framhåller att det finns fler alternativ, där lärosätena fortfarande är offentliga verksamheter men utan alla de plikter som kommer av att vara myndighet.

– Det finns ju andra offentligrättsliga former som är förknippade med en friare ställning, som public service och domstolsväsendet.

Det finns en ökad vilja från politikens sida att kontrollera vad vi gör, och det leder till mer administration.

I rapporten Ökad kontroll och ökad byråkratisering görs en koppling mellan den växande administrativa bördan som läggs på lärosätena och ökad politisk kontroll.

– Det finns en ökad vilja från politikens sida att kontrollera vad vi gör, och det leder till mer administration, säger Hans Adolfsson.

Han tror att en associationsform som ger lärosätena en friare ställning gentemot staten skulle leda till mindre administration och samtidigt stärka den akademiska friheten.

Han tycker att både politiker och ledare inom akademin har ett ansvar i att försöka minska den administrativa bördan för forskare och universitetslärare. I SUHF:s rapport menar författarna att lärosätenas ledningar behöver bli bättre på att avgränsa administrationen och se till att resurser riktas till kärnverksamheten.

– På SUHF hoppas vi väldigt mycket på utredningen av associationsformen men vi i universitetsledningarna måste också vara självkritiska, och titta på vad vi kan göra, säger Hans Adolfsson.

Läs mer:

Forskares tid för forskning, rapport från Vetenskapsrådet 2022. Länk till annan webbplats.

Ökad kontroll och ökad byråkratisering, rapport från SUHF 2024 Länk till annan webbplats.