Forskningen hotas när administra­tionen tar över

– Frågan kan låta så futtig, som att det handlar om att vi forskare tycker det är trist att fylla i papper. Men faktum är att den omfattande administra­tionen i akademin är ett gigantiskt arbets­miljö­problem som tar tid och energi från kärn­verk­samheten. I praktiken urholkar vi forsknings­medel och byter ut forskning och undervisning mot byråkrati. Det här borde det debatteras mycket mer om, säger Lisa Hellman.

Ständigt flöde och krångliga system

De ser även andra, allvarliga konsekvenser av den omfattande administrationen: stressen ökar, arbetsglädjen minskar och på sikt finns en ökad risk att människor blir sjuka av sitt arbete

Båda beskriver en vardag med pappersarbete i flera steg, som ska genomföras via en uppsjö av olika datasystem – sällan utformade med användaren i fokus.

– Jag har säkert 15 olika datorsystem att förhålla mig till dagligen, och de flesta är klumpiga, tidskrävande och icke-intuitiva att hantera. Flödet av uppgifter är konstant: sammanställ detta, tyck till om detta, gör en plan för detta. Alla inköp ska godkännas, även de allra minsta. Allt detta tar tid – som inte finns – från de värdeskapande delarna av mitt arbete: att tänka, skriva, utbilda, handleda, opponera eller arbeta med tredje uppgiften, säger Anna Sarkadi.

Läs också i Curie: Våga vägra administration

Byråkratin ”ett självspelande piano”

Lisa Hellman instämmer, och hon uppfattar att administrationen har ökat över tid. Hon beskriver situationen som ett självspelande piano, där administration leder till mer administration i takt med att den centraliseras och blir allt mindre verksamhetsnära.

– Det anställs samordnare som talar om hur administrationen ska skötas, men mycket av själva ”görandet” skiftas nedåt i organisationen. Jag skulle säga att jag tillbringar halva dagen åt administration, under många av veckans arbetsdagar. Och det är inte bara tid som försvinner, byråkratin blir också ett hinder som kan stå i vägen för att ta sig an ett nytt projekt eller en ledarskapsroll, eller att anställa någon, säger Lisa Hellman.

Läs också i Curie: Byråkratin inom akademin – tidstjuv eller nödvändighet?

– Ja, det finns många risker med att bygga upp en central, administrativ apparat som sedan skickas ut i verk­sam­heten, säger Anna Sarkadi.

Anna Sarkadi påpekar att olika medarbetare hanterar den administrativa bördan olika, vilket också kan vara problematiskt.

– Vissa gör allt de åläggs utan att säga något, trots all stress det skapar. Andra blir arga, men gör uppgifterna ändå. Och en del duckar och struntar i vissa uppgifter som en överlevnadsstrategi, men det kan samtidigt innebära att andra får lösa dem istället, säger hon.

Kontroll istället för tillit

De uppfattar att det finns en allmän samhällstrend mot det mätbara, och mot ökad kontroll snarare än tillit. Detta slår igenom även inom akademin.

Läs också i Curie: Rapport: Lärosätenas kultur bidrar till ökad administration

– Bristen på tillit är en central faktor, säger Lisa Hellman. Rektorer behöver ha tillit till institutioner, och institutioner behöver ha tillit till enskilda forskare. Det skulle vara ett mänskligare sätt att arbeta tillsammans. Jag önskar att ledare inom akademin vågade och hade utrymme att säga: ”Du har gjort detta länge, jag litar på att du har gjort det bra och det behövs ingen rapport. Om något skulle bli fel, finns det strukturer som fångar detta”.

Anna Sarkadi tycker att det vore värdefullt att se över styrelseformen för universitet och högskolor. Att de flesta lärosäten är offentliga verksamheter som lyder under förvaltningslagen tror hon gör det svårare att undvika att administrationen tar för stort utrymme på bekostnad av huvuduppdraget.

Missa inget från Curie: Prenumerera på nyhetsbrevet

– Jag skulle önska att det gick att hitta en styrelseform med insyn och transparens, men där lärosätena inte i första hand ses som en myndighet utan en akademisk institution, säger hon.

Färre uppgifter behövs

Båda är överens om att lösningen inte ligger i att öka antalet administratörer.

– Vi kan inte anställa bort problemet. Framtidens akademiska ledare måste våga skära i uppgifter och göra administrationen mer verksamhetsnära. Och det är viktigt att inte slå nedåt, situationen är inte administratörernas fel utan systemets, säger Lisa Hellman.

Hon får medhåll av Anna Sarkadi:

– Det behövs en balans mellan ordning och reda och en rimlig mängd administrativa arbetsuppgifter. Vi behöver administration som stärker och utvecklar verksamheten, men då måste det enorma flödet av uppgifter minska.