Rapport: Lärosätenas kultur bidrar till ökad administration

– Det är den samlade mängden regler som uppfattas som be­tungande för lärosätena, men vi ser inte att lösningen ligger i att förändra de generella regel­verk och regerings­beslut som vi har analyserat, säger Susanne Johansson, projektledare för utredningen.

Hon fortsätter:

– Istället återkom de lärosäten vi hade kontakt med hela tiden till andra områden och regleringar som påverkar omfattningen av administrationen, till exempel: dataskyddsregler, diskrimineringslagen, kvalitets-, hållbarhets- och arbetsmiljöarbete, eller dagens system för forskningsfinansiering. Kanske kan några av dessa andra regelverk som lärosätena har tagit upp vara värda att se över för regeringen, men det har vi inte granskat i vår utredning.

Mer forskningstid – men administrationen består

Hur har då omfattningen av administrationen inom högskolan förändrats genom åren? Utredningen har granskat även denna fråga, och hänvisar till uppgifter som Universitetskanslersämbetet regelbundet samlar in med hjälp av Statistiska centralbyrån. Enligt dessa enkätundersökningar ägnar dagens forskare en något större andel av sin arbetstid åt forskning än för tio år sen, samtidigt som den tid som läggs på administration är ungefär densamma.

Det är den samlade mängden regler som uppfattas som betungande för lärosätena.

Slutsatsen har emellertid ifrågasatts från forskarhåll, bland annat med argumenten att tidsåtgången kan vara svår att uppskatta eftersom administration idag är en del av nästan allt akademiskt arbete, och att gränserna mellan forskning och administration har suddats ut allt mer.

Läs också i Curie: Forskningen hotas när administrationen tar över

– Det kan säkert ligga något i det resonemanget, säger Susanne Johansson. Men samtidigt är detta den mest tillförlitliga data som finns angående fördelningen av arbetstid inom akademin.

Hon tror snarare att det finns andra faktorer som påverkar lärosätenas administration.

– Som att antalet studenter har ökat över tid, att lärosätena har en dubbel organisationsstruktur med både en linje- och kollegial organisation och att vissa regelverk träffar lärosätena i dubbla roller som både utbildningsanordnare och arbetsgivare.

Kultur och ambitioner ökar bördan

Rapporten lyfter även fram andra skäl till att administrationen kan bli extra betungande inom högskolesektorn. Bland annat har stödverksamheten ändrat karaktär och blivit mer professionaliserad, vilket ökar på den administrativa bördan ute i organisationerna. Lärosätenas särart och interna kultur kan också ha en inverkan, enligt utredningen.

– Högskolor och universitet är, på gott och ont, organisationer med höga ambitioner, och den akademiska kulturen kan spilla över även på administrativa processer och hur regelverk implementeras. Man vill göra rätt, och mycket, och ofta ska många i organisationen involveras. Det innebär en risk för att skapa mer administration än vad uppgifterna och regelverken kräver.

Högskolor och universitet är, på gott och ont, organisationer med höga ambitioner ...

Enligt utredningen finns en hel del som lärosätena själva kan göra för att effektivisera och minska mängden administration. Bland förslagen nämns att tydliggöra vad som ska göras i linjen respektive i den kollegiala organisationen, och att se till att administrationen koncentreras till funktioner med rätt kompetens och mandat.

Läs också i Curie: Byråkratin i akademin – tidstjuv eller nödvändigt ont?

– Universitetssektorn är stor, och vi tror det finns möjlighet för lärosätena att dra nytta av varandras erfarenheter och goda exempel på det här området, säger Susanne Johansson.

Flytta stödet närmare kärnverksamheten

Karin Åmossa, samhälls­politisk chef på Sulf, välkomnar rapportens kart­läggning men tycker att den enbart belyser en liten bit av det administra­tiva pusslet.

– De generella regelverken är viktiga och måste självklart följas. Men vi oroas över det totala trycket på våra medlemmar från en mängd arbetsuppgifter som inte upplevs ha med kärnuppdraget att göra, säger hon.

Hon tror att en betydande del av administrationen skulle kunna minskas, och även hon ser att lärosätena själva till viss del kan effektivisera arbetet.

– På många håll har det skett en organisationsförskjutning som innebär att det administrativa stödet har gått från ett verksamhetsnära till ett mer centraliserat stöd. Det gör att medarbetarna känner att de blir lämnade med mindre konkret stöd och får mer eget ansvar för administrationen.

... medarbetarna känner att de blir lämnade med mindre konkret stöd och får mer eget ansvar för administrationen.

Att flytta stödet närmare kärnverksamheterna tror hon är en viktig åtgärd för lärosätena, men också att diskutera vad som är ”lagom” när det kommer till de administrativa uppgifterna.

– Administrationen är till för kärnuppdraget, inte tvärtom. Det måste finnas en rimlighet i hur man löser uppgifterna, och det är viktigt att inte dras med i en ambition av att visa och rapportera allt på bästa sätt, säger Karin Åmossa och fortsätter:

– Jag tror att den här kulturen till viss del beror på att regeringen lägger tonvikt på konkurrens och profilering av lärosätena, vilket även smittar av sig på hur lärosätena tar sig an de administrativa uppgifterna.

Sveriges system för forskningsfinansiering skapar också mycket stress, påpekar Karin Åmossa. Och här har hon ett tydligt budskap till regeringen.

– Att öka basanslagen till lärosätena på bekostnad av de externa medlen skulle vara ett mycket effektivt sätt att minska administrationen. Det skulle skapa bättre möjligheter för lärosätena att fokusera på att skapa den bästa forskningen och utbildningen.

Läs mer:

Rapport: Generella regelverk för förvaltningsmyndigheter. Konsekvenser för universitet och högskolor (Statskontoret, 2025) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.