I huvudet på en forskningsrådgivare

”Always start by contacting Kurt Stenudd”. Så står det på Chalmers webb under rubriken EU-support. Tusentals ansökningar har passerat genom hans händer under närmare ett kvartssekel. En stor del av den tiden var han ensam på posten.

På sitt rum har han ett litet museum av artefakter från sina tidiga år som EU-rådgivare. Där finns bland annat en uppsättning blanketter från fjärde ramprogrammets tid, när manualen för vart och ett av de 18 delområdena omfattade runt 100 sidor. Då, när han bara fick fem exemplar för hela Chalmers – trots att alla forskare ville ha en egen.

– Jag kopierade hiskeliga mängder på nätterna.

Han kan det mesta av EU:s processer utantill efter alla dessa år men har också fått lära om. Rutiner har förändrats, inte alltid till det bättre.

Blivit enklare

Det mest komplicerade har varit de ekonomiska reglerna och han har hjälpt alla forskare att göra en budget. Först nu med det åttonde ramprogrammet Horisont 2020 har procedurerna blivit rimligt enkla.

– Från att i 20 år ha suttit med forskaren en timme kan man nu göra en budget per telefon på en kvart.

Att fylla i formalia har också blivit mycket enklare. Förr fick han sitta och pilla med skrivmaskin på blanketter som skulle läsas optiskt. Fram till sjunde ramprogrammet krävdes dessutom för varje godkänt projekt att han bevisade att Chalmers existerade som universitet och inte var en brevlåda på Cayman Islands.

– Jag hade ett kit med dokument som jag fick pytsa i väg. Det var förskräckligt irriterande, att de interna systemen inte var byggda så att om vi var godkända och befunnits existera i ett projekt, kunde det gälla också i ett annat.

Numera valideras alla organisationer av en särskild EU-enhet och det räcker sedan med att fylla i ett registreringsnummer.

Tips till forskare

Att läsa själva ansökningarna har Kurt Stenudd inte haft tid med, det ankommer på forskarna att lära sig med hjälp av kurser och mallar. Men han har ett konkret tips till forskare som vill bli fena på skrivandet.

– Den absolut bästa skolan för att lära sig skriva bra ansökningar – och framför allt hur man inte ska skriva – är att anmäla sig som utvärderare. Då kan man lättare sätta sig in i den situationen och skriva så att utvärderaren – som kanske läser veckans sista ansökan på fredag eftermiddag och är jättetrött – förstår att det här är en outstanding forskningsidé.

Ett problem har varit att få tag i tidig information om kommande utlysningar. Detta är avgörande eftersom tiden från officiell utlysning fram till deadline brukar ligga på bara tre månader.

– All erfarenhet visar att ledtiden för att få fram en bra ansökan är minst sex månader, så för att vara framgångsrik måste man ha tillgång till tidigt material. Det har speciellt vi i Sverige fått kämpa med hela tiden.

Visserligen hade regeringskansliets ledamöter i programkommittéerna och nationella experter från svenska forskningsmyndigheter tillgång till tidig information. Men de distribuerade den inte vidare eftersom det stod ”confidential” på papperen.

– I stora delar av Europa hade många god tillgång till tidig information, där hade man en mer pragmatisk syn. Vi lyckades dock i en del fall få tag i informationen men det var genom kontakter.

Problemet löstes 2011 då utbildningsdepartementet inrättade en särskild referensgrupp, med bland annat en kontaktperson per lärosäte, som fick tillgång till informationen.

Gått hyggligt för Sverige

Trots dessa tidigare problem har det ändå gått hyggligt för Sverige, menar Kurt Stenudd. Vi brukar ligga bland de främsta tillsammans med övriga nordiska länder och Nederländerna, mätt i bidrag i euro per invånare.

Kurt Stenudd är själv utbildad vid Chalmers, läste maskinteknik med inriktning på produktion och organisation. När han började som EU-rådgivare 1992 efter ett antal år inom näringslivet, gällde EU:s tredje ramprogram som omfattade 6,6 miljarder euro. Nu är vi framme vid det åttonde om 80 miljarder euro.

Hans råd till unga forskare är att ge sig in och söka EU-medel så fort som möjligt. Totalt har han under dessa år lotsat fram bortåt 720 beviljade projekt, vilket innebär fyra-fem gånger så många ansökningar. Men det har inte räckt med det.

– Medan projekten löper på måste man vara frågelåda.

Uppskattad för sina tjänster

Kurt Stenudd har fått mycket uppskattning bland Chalmers forskare för sina tjänster. En viktig orsak till detta tror han själv är att han är lätt att få tag i.

– Jag stänger sällan av telefonen. Om jag sitter i möte och det är två dagar kvar till deadline, då går jag ut ur rummet och tar samtalet. I den här branschen är det ofta snabba ryck.

Arbetet har varit oerhört intensivt i vissa perioder, med i snitt en granskning per dag. Nu går han i pension och kommer att ha fullt upp med båten och ett hus som behöver renoveras. Han är nöjd med hur arbetslivet har gestaltat sig.

– Charmen är att man inte vet på förhand hur dagen ska bli. Jag har funnit en oerhörd tillfredsställelse i att jag inte behövt planera så mycket. E-posten och telefonen har styrt min dag. På något sätt lär man sig hur djupt man ska gräva i varje ansökan för att vara klar att gå hem kl 5 – helst…

Läs också i Curie:

Han ger forskare råd om open access (Curie)

Erfarna rådgivare ger forskare stöd (Curie)