Susanna Toivanen forskar om framtidens kontorsplatser. Hennes eget lärosäte, Mälardalens högskola, håller på att flytta till ett nytt campus med flexkontor i Eskilstuna.

Forskare trivs bäst i egen vrå

2021-11-23

Pandemin fick oss att ställa om till distansarbete och bli digitala på allvar, men på vilka sätt kommer forskare att arbeta och samarbeta i framtiden? Hybrid, flexkontor och coworking är några modeller som provas inom akademin. Men bland forskarna själva värderas ofta en egen ostörd vrå allra högst.

Susanna Toivanen är professor vid Mälardalens högskola (MDH) och har sedan 2010 forskat om framtidens kontorsarbetsplatser. Hon konstaterar att pandemin tillsammans med ambitiösa globala hållbarhetsmål i Agenda 2030 kommer att förändra våra arbetsplatser för all framtid.

– Pandemin har inneburit en stor förändring i våra arbetssätt och tvingat oss att bli digitala på allvar. De flesta inom akademien har jobbat hemma och fixat till en arbetsplats som funkar för oss. Jag tror faktiskt inte att det finns någon återvändo till det som var tidigare, utan det kommer att bli en hybrid, säger Susanna Toivanen.

Med hybrid menar hon en modell där distansarbete hemma varvas med arbete på kontoret och där möten sker med vissa deltagare på plats medan andra deltar på distans. Även undervisningen blir en mix, där studenter kan delta både fysiskt och på distans. Nu kommer också VR-teknik som gör det möjligt att kliva in i gemensamma virtuella miljöer från valfri plats.

– Morgondagens digitala arbetsliv kommer att ställa ännu större krav på trygghet och teknikkunskaper, då blir återhämtning och variation avgörande frågor. Det hybrida arbetssättet är en del av lösningen eftersom den både bidrar till vår valfrihet och till hållbarhetsmålen genom minskat pendlande. Och vi kan dela på de ytor som finns istället för att alla har ett eget rum.

Studerar flytt till nytt campus

Susanna Toivanens eget lärosäte, MDH, håller på att flytta till ett nytt campus med flexkontor i Eskilstuna. En flytt som Susanna Toivanen och hennes forskargrupp studerar i ett pågående FoU-projekt.

– Forskare generellt vill ha en egen vrå för sina papper där de kan jobba ostört. Om de tvingas jobba i miljöer med visuella störningar och ljud presterar de inte sitt bästa. Ett flexkontor ställer nya krav eftersom det är som en scen där man är synlig hela tiden. Tillgång till tysta rum är särskilt viktiga inom akademin.

Hon tycker dock att motståndet mot flexkontoren är lite problematiskt eftersom det är ett sätt att använda de byggnader vi har nu när distansarbetet ökar och färre är på plats samtidigt.

– Jag har suttit på många lokalmöten på olika campus och i allmänhet finns ett starkt motstånd mot förändring, men det skiljer sig åt hur traditionsbundna olika discipliner är. Men vi måste hantera de byggnader som vi har, istället för att riva eller bygga nytt. Det är mer hållbart och bidrar till målen i Agenda 2030.

Hon är också en pionjär för utomhuskontor och ser det som ett sätt att främja både hälsan och kreativiteten. En utveckling som pandemin har hjälpt till att snabbspola framåt.

– Många har fått positiva erfarenheter av att jobba eller att mötas utomhus. Att känna solen, få en vindpust i ansiktet och höra fågelkvitter ger både variation och återhämtning. Om det är något vi har lärt oss under pandemin är det att hjärnan inte orkar med hur många digitala möten som helst, säger Susanna Toivanen.

Får panik i blicken

Lena Lid Falkman är forskare i ledarskap och kommunikation på Handelshögskolan i Stockholm och mycket av hennes forskning fokuserar på det moderna arbetslivet. Hon konstaterar att många forskarkolleger får panik i blicken när man nämner aktivitetsbaserade kontor.

– Det hänger ihop med den akademiska självbilden att vi vill ha ett rum för våra papper och böcker. Rummet fyller ett behov som en identitetsmarkör och visar att jag är en tänkande och skrivande person. Samtidigt har pandemin förändrat väldigt mycket, till exempel har vi upptäckt att det går alldeles utmärkt att jobba hemifrån, säger Lena Lid Falkman.

Hon konstaterar också att det inte är ekonomiskt eller miljömässigt hållbart att ha rum som står och väntar på att en forskare ska komma – eller inte.

– Jag tror tiden är mogen för att prova nya saker. Chalmers tekniska högskola testar till exempel ett akademiskt anpassat aktivitetsbaserat kontor med fokusrum och bokskåp. Personligen tänker jag att en arbetsgivare, säg ett universitet, skulle kunna låta sina medarbetare välja om de vill ha ett eget rum eller inte. Kanske det skulle leda till att vi fick loss fler rum och såg nya lösningar, säger Lena Lid Falkman.

Projekt om framtida arbetssätt

På Mittuniversitetet pågår flera olika projekt med sikte på framtidens arbetssätt och samverkansformer, berättar Ludde Edgren som är chef för forsknings- och utbildningsstöd och biträdande förvaltningschef.

Universitetet kommer dels att delta i Samverket som är en ny coworking-hubb (kontorskollektiv) med gemensamma lokaler för den offentliga sektorn som ska stärka innovation och lärande för det offentliga, dels driver man ett eget projekt om framtidens universitet.

– Framtidens universitet handlar framförallt om att titta på arbetssätt, campus och utbildningar i framtiden. Att delta i Samverket är ett sätt att testa nya lösningar och arbetssätt i praktiken så mycket som det bara går.

Det blir också intressant att se vad som händer i mötet mellan universitetet och myndigheter i gemensamma lokaler när man skaver på varandra under en längre tid, menar Ludde Edgren.

– En av forskningens uppgifter är ju att lösa samhällsproblem och det här kan ge upphov till både ny forskning och till nya samarbeten. Om du forskar om cancer har det kanske ingen större betydelse för resultaten var du bedriver din forskning. Men för forskare inom arbetsliv, hälsa och psykologi har vårt förändrade arbetssätt definitivt en betydelse.

Han tror också att det ökade distansarbetet och uppluckringen av platsens betydelse kan gynna nya universitet som ligger utanför storstadsområdena.

–Vi kan dra nytta av trenden att många söker en annan livsstil när man inte längre måste bo i närheten av sin arbetsplats. Jag tror både att vi måste slipa på våra distansutbildningar och tänka till vad gäller utformningen av vårt campus. Kanske kan man doktorera vid ett annat universitet och nyttja våra lokaler, eller tvärtom. Möjligheterna är oändliga bara man vågar tänka nytt.

Text: Carina Järvenhag
Foto: Jonas Bilberg

4 kommentarer

Tack för din kommentar. Den kan komma att modereras innan den publiceras.

  • Pernilla Myrne

    "Rummet fyller ett behov som en identitetsmarkör och visar att jag är en tänkande och skrivande person." Nej, rummet fyller ett behov av ostördhet, och koncentration, av att ha arbetsmaterial och källor som ackumulerats under år av forskning tillgängliga, samlade och i ordning, för att enkelt hitta referenser och material. Att vi får "panik i ögonen" om denna ordning hotas är inte för att vår självbild ifrågasätts, utan för att vi fruktar att vår forskning blir lidande.

    2021.11.25

  • Jonas Tegenfeldt

    Här kommer ett konservativt inlägg:

    https://www.youtube.com/watch?v=MOXQo7nURs0

    Jag tror att om digitaliseringen ska lyckas måste vi se till att den faktiskt också fungerar. Trots 30 år med kontorsdatorer så kämpar vi fortfarande med kompatibilitet. Om vi vill titta på ett dokument som är 20 år gammalt så är det inte säkert att dagens mjukvara är kompatibel, för att inte tala om svårigheterna att komma åt material som sparats på äldre typer av media (floppy disk, tape, CD). MS Word fungerar rimligt bra, men MS Powerpoint har stora problem. Däremot fungerar det alltid att läsa en gammal bok. Språket kan vara annorlunda och innehållet kan ha blivit inaktuellt, men i motsats till digital media så är det inga problem att ta del av innehållet. Min lärobok i komplex analys faller sönder, men texten går fortfarande att läsa.

    2021.11.25

  • Jonas Tegenfeldt

    Bra idé med utomhuskontor!
    Den som besökt något universitetscampus i Californien känner igen konceptet att gränsen mellan utomhus och inomhus inte är särskilt skarp. Själv öppnar jag gärna fönstret för att få bättre luft och en koppling till naturen. Vi har också haft en del trevliga möten utomhus. Haken är förstås att det ger utrymme för fler distraktioner. Det känns bättre, men jag upplever att slutresultatet inte är lika bra.
    Jag tror också att man ska vara försiktig med bilden av ett traditionellt kontor med papper och böcker som en identitetsmarkör för forskaren så att denne ska känna sig som en forskare. Möjligtvis fungerar det för den utomstående som vill identifiera en forskare, men som forskare fyller detta istället ofta ett mycket praktiskt syfte. Om man vill ha en överblick är det inte mycket som slår metoden att sprida ut papper på en stor yta, flytta runt dem, göra anteckningar och skissa. Här är också kontinuiteten viktig. Jag vill gärna komma tillbaka nästa dag och fortsätta. Jag vet inte när det blir klart. Bokskåp är inte idealt. Digitalisering av denna process är inte trivial. Eventuellt skulle möjligtvis ett skrivbord med en touch screen vara till hjälp. Det populariserades i filmen Avatar, men det verkar inte vara något som introduceras brett i kontorsmiljö än. Jag testar gärna! Det om något skulle vara en god identitetsmarkör för den nördiga forskaren.
    https://www.youtube.com/watch?v=p0vthkoPcp0

    2021.11.25

  • Christina Bodin Danielsson

    Jag forskar sedan 2002 på kontorsmiljöns påverkan för medarbetare och organisation i såväl Sverige som internationellt och jobbar sedan fem år med begreppet "healthy organization". Jag kan bara konstatera att trots att pandemin varit kostsamt på individ och samhällsnivå på flera sätt så har den fått en stor påverkan för arbetslivet för kontorsanställda och tiden börjar med pandemin bli mogen för arbetsgivare i såväl offentlig som privatsektor att lämna över mer "makt" över den egna kontorsarbetsmiljön - man har i USA sett att folk inte vill komma tillbaka till sina tråkiga kontorsmiljöer efter att jobba hemma under pandemin och säger upp sig, samtidigt som en organisations överlevnad och framgång långsiktigt inom såväl forskning som innovationsteknik handlar om att skapa fysiska möten mellan människor, varför man måste skapa attraktiva kontorsmiljöer - här kommer bra interiör miljö som stödjer arbete och trivsel, liksom hälsa - där möjlighet att förlägga del av arbete utomhus kan rymmas. Det finns inga tvivel längre om att pandemin kommer att innebära ett paradigmskifte när det gäller kontorsarbete och akademin liksom privatsektor kan komma "vinnande" ur detta. Detta behöver förstås studeras mer - inte minst avseende hälsa och produktivitet och innovationskraft mm. Utöver detta vill jag säga att Jonas kommentarer om det ändrade arbetssättet pga. digitalisering är mkt välformulerat och mitt i prick - när jag läste det kom jag att tänka på att de världsledande innovationsföretag jag besökt och arbetat med t.ex. aldrig ser sina verkligt framgångsrika "brainstorming" ske när de arbetar digitalt, utan när de arbetar fysiskt med varandra i team - så nog bör vi även kunna erkänna digitaliseringens begräsningar istället för att blint förneka dess begränsningar på arbetssätt, "kreativitet" och förstås tillgänglighet över tid som Jonas diskuterar.

    2021.11.27

Ta del av information om behandlingen av dina personuppgifter