Administrationen äter upp forskningen

Centraliseringen och professionaliseringen av administrationen vid svenska lärosäten har fått stora konsekvenser för forskarna och universitetslärarna. Det har lett till att de inte längre får tillräckligt stöd med de praktiska uppgifter som är viktiga för universitetens kärnverksamhet – forskning och undervisning. Listan över de uppgifter som de specialiserade administratörernas inte är ansvariga för är lång. Den inkluderar till exempel bokning av lokaler och resor, seminariearrangemang, återrapportering av bidrag, rekrytering, upphandling, reseräkningar, långsiktig budgetering, inköp, inventering, korrekturläsning, schemaläggning och avfallshantering.

De flesta forskare och universitetslärare utför därför detta arbete själva under tid som räknas som forskning eller undervisning. De förväntas dessutom utföra uppgifterna på ett sätt som passar in i etablerade administrativa processer. För korrekt hantering krävs ofta utbildning som stjäl ytterligare tid från kärnverksamheten.

För korrekt hantering krävs ofta utbildning som stjäl ytterligare tid från kärnverksamheten.

Trots denna arbetsfördelning har overheadkostnaderna inte minskat eftersom andra uppgifter, vilka inte drivs av kärnverksamhetens behov, tar alltmer av stödfunktionernas tid i anspråk.

Missa inget om forskningens villkor. Prenumerera på Curie du också!

Jag anser att centraliseringen av administrationen är en stor del av problemet. De administrativa stödpersonerna behöver vara integrerade i kärnverksamheten för att kunna se forskarnas och lärarnas egentliga behov av stöd, och för att känna sig delaktiga i den framgångsrika forskningen och utbildningen. När administrationen flyttas från kärnverksamheten uppstår istället behov av att excellera inom verksamheter som anses viktiga på central nivå. Det kan till exempel handla om etablering av kvalitetsutvärderingsprocesser, varumärksbygge, upphandlingsprocesser, internationella samarbeten på ledningsnivå, IT-säkerhet, kulturarvsvård, revision och diverse andra kontrollfunktioner.

Kvalitetsarbetet går därmed ut över just den kvalitet på kärnverksamheten som den eftersträvar att gynna.

Universitetens administratörer är ofta väldigt kvalificerade, noggranna och ambitiösa. Eftersom de vill göra sina jobb väl kan dessa processer bli onödigt omfattande. Detta leder i sin tur till merarbete för forskarna och universitetslärarna, vilka förväntas serva med underlag i form av enkätsvar, utvärderingar, policydokument, remissvar, tidsredovisningar, studieplaner och detaljerade reseräkningar. Den direkta uppmaningen att inkomma med efterfrågad information gör att de tvingas prioritera att stödja stödfunktionerna framför forskning och undervisning. Kvalitetsarbetet går därmed ut över just den kvalitet på kärnverksamheten som den eftersträvar att gynna.

Centraliseringen leder till generiska lösningar när det istället är ämnesnära speciallösningar som krävs.

Vissa av de stödfunktioner som idag är centraliserade skulle dessutom bli både mer relevanta och högkvalitativa om de flyttades närmare forskargrupperna. Exempel på sådana verksamheter är forskningskommunikation, IT-stöd, ämnesspecifikt pedagogiskt stöd samt hjälp med lagring av forskningsdata och ansökningar om forskningsbidrag. Centraliseringen leder till generiska lösningar när det istället är ämnesnära speciallösningar som krävs. I många fall innebär det därför extra kostnader för att bygga lokala lösningar som kan hantera kärnverksamhetens specifika behov.

Hur kan man lösa dessa problem? Jag tror att universitetsledningarna måste klargöra att det administrativa stödet i första hand ska stödja universitetens kärnverksamhet. Ambitionsnivån för annan verksamhet måste anpassas till miniminivån för vad den som efterfrågar verksamheten faktiskt kräver och betalar för. En ändamålsenlig ekonomisk styrning kan vara en del av lösningen, den nuvarande så kallade fullkostnadstäckningsmodellen leder åt helt fel håll.

Ambitionsnivån för annan verksamhet måste anpassas till miniminivån

Idag fördelas indirekta kostnader likformigt över finansiärerna för forskning och utbildning oavsett hur mycket man ökar omfattningen av den verksamhet som inte stödjer kärnverksamheten. För att motverka att den forskningsnära stödverksamheten urholkas kan man istället tänka sig att bara stödfunktioner på institutionsnivå finansieras som idag. När det gäller kostnader på central nivå krävs mer reflektion kring vad som är nödvändigt stöd för kärnverksamheten och vad som istället bör bekostas på annat sätt eftersom det utförs med annat syfte.

Denna modell skulle leda till mer eftertanke om vilka centrala funktioner som utförs åt vem, vilka som med fördel kan utföras närmare kärnverksamheten och vad vi helt enkelt inte har råd med. Kostnader för rapportering till staten, upphandlingar och kontrollfunktioner bör till exempel bekostas av stadsanslaget innan resten fördelas på forskning och utbildning.

Kärnverksamheten behöver stödfunktionerna för att kunna arbeta effektivt, och vi behöver jobba närmare varandra för att uppnå vårt gemensamma mål: forskning och utbildning i världsklass.

Johan Elf, Uppsala universitet