Forskaren Tuija Mohonen har undersökt hur medarbetarna upplevde flytten till kontorslandskap i det nybyggda Niagarahuset vid Malmö högskola. Hon sitter själv i ett öppet kontorslandskap i detta hus.

Öppna landskap – inget som gynnar kreativiteten

2017-11-28

Det är ovanligt att forskare sitter i öppna kontorslandskap, men trenden verkar gå i den riktningen när svenska lärosäten bygger nytt. Sänkta lokalkostnader och ökad kreativitet är vanliga argument. Men enligt psykologiforskarna Eva Hoff och Tuija Muhonen kan det bli precis tvärtom.

Exakt hur vanligt det är med kontorslandskap vid svenska lärosäten är inte känt, men flera studier och tidningsartiklar i ämnet pekar på att det här är ett fenomen som blivit allt vanligare. Under 2015 gjorde tidningen Universitetsläraren en enkätundersökning bland lärosätena. Då var det fortfarande ovanligt att forskare satt i kontorslandskap, men det verkade bli allt vanligare.

Även i en färsk studie av forskare vid Malmö högskola och Mälardalens högskola skriver artikelförfattarna att trenden verkar gå i den riktningen. Mot så kallade aktivitetsbaserade kontor, till exempel flexkontor, som till stora delar består av öppna kontorslandskap. 

Aktivitetsbaserade kontor och flexkontor innebär att de anställda inte har en fast arbetsplats utan växlar miljö beroende på vilken uppgift de arbetar med. Flera lärosäten är på väg att införa den här typen av arbetsplatser och diskussioner pågår vid bland annat Mälardalens högskola, Lunds universitet, Chalmers och Stockholms universitet.

Sämre efter flytt till kontorslandskap

En av forskarna bakom studien är Tuija Muhonen, professor vid institutionen för urbana studier vid Malmö högskola. Hon har undersökt hur medarbetarna upplevde flytten till kontorslandskap i det nybyggda Niagarahuset.

Resultaten visade ett tydligt mönster där flera aspekter, både i den psykosociala och fysiska arbetsmiljön, upplevdes som betydligt sämre efter flytten än innan. De flesta skulle föredra ett eget rum, medan en fjärdedel tycker att den nuvarande lösningen är bra.

Det var inte någon som lyfte fram att kreativiteten hade ökat.

– Det är inte lätt att ha spontana samtal eftersom man är rädd att störa andra i den öppna miljön. Man undviker telefonsamtal och istället ökar korrespondensen via e-post.

Många arbetar hemifrån

I praktiken har det medfört att många väljer att arbeta hemifrån, berättar Tuija Muhonen som själv sitter i ett öppet kontorslandskap i Niagarahuset. Hon beskriver arbetsmiljön som trång med störande ljud från kopieringsrummet och människor som pratar.

– Många upplever att de blir trötta eftersom de inte kan värja sig från alla intryck från människor som kommer och går. Många jobbar åtminstone några dagar hemifrån på grund av det.

Hon berättar att det också är svårt att arbeta med konfidentiellt arbetsmaterial och förvara referenslitteratur och papper i den öppna miljön eller att ha enskilda samtal med studenter. Studien har bidragit till att ledningen nu beslutat att göra ett omtag för att se över lokalerna.

Behov av enskildhet

Eva Hoff är universitetslektor vid institutionen för psykologi vid Lunds universitet. Hon har studerat hur kontorslandskapen påverkar kreativiteten hos en annan yrkeskategori, spelutvecklare och filmanimatörer.

– Även de som jobbade i team tyckte att det fungerade dåligt med stora öppna landskap utan möjlighet att dra sig tillbaka.

Hon tror att forskare har ännu större behov av enskildhet än spelutvecklarna och animatörerna.

Ett fåtal studier visar positiva effekter av kontorslandskap på kreativiteten. Små kontorslandskap har en tendens att vara förknippade med mindre problem än stora, enligt en avhandling av Aram Seddigh vid institutionen för psykologi vid Stockholms universitet.

Nackdelarna överväger

I de flesta studier överväger dock nackdelarna med kontorslandskapen, enligt Eva Hoff.

– Problemen med landskapen är att människor förlorar känslan av kontroll över sitt arbete på grund av ljud som de inte kan styra över. Människor går förbi och distraherar eller kommer på spontanbesök när någon försöker fokusera.

Den andra aspekten av landskapen är att de kan bidra till kommunikation, social interaktion och informationsutbyte, poängterar Eva Hoff.

– Problemet är att vi inte har kontroll över vilken kommunikation och information som kommer in. Det blir många störningsmoment och fel sorts kommunikation. Därför blir det negativt. Vi har behov av ett litet territorium där vi själva bestämmer när det ska vara socialt. I ett kontorslandskap går det ju aldrig att utvisa någon när man behöver fokusera inför en deadline.

Ökad risk för sjukfrånvaro

Christina Bodin Danielsson är docent vid Arkitekturskolan vid KTH, affilierad till Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet samt praktiserande arkitekt. Hon forskar om kontorsmiljöer, bland annat med data ifrån studien The Swedish Longitudinal Occupational Survey of Health (SLOSH) vid Stressforskningsinstitutet.

SLOSH är en långtidsundersökning där man vartannat år mäter faktorer som arbetsmiljö och hälsa på svensk arbetsmarknad. Även personer som arbetar vid lärosäten ingår i undersökningen.

– De vanligaste kontorstyperna på arbetsmarknaden generellt sett är cellkontor, det vill säga eget rum, och mellanstort kontorslandskap med 10-24 personer per arbetslokal, säger Christina Bodin Danielsson.

Hon har undersökt förekomsten av konflikter och upplevelsen av ledarskap i olika kontorsmiljöer och kunde se vissa fördelar med att sitta i kontorslandskap.

– Men rent generellt kan man säga att traditionella kontorslandskap är sämre än aktivitetsbaserade kontorstyper eller eget rum.

Huvudargumentet för de öppna kontorslandskapen är sänkta lokalkostnader. En studie som Christina Bodin Danielsson gjort visar dock att de öppna kontorslandskapen gav en ökad risk för sjukfrånvaro.

– Vi kunde se en signifikant förhöjd risk för sjukfrånvaro i traditionella kontorslandskap för gruppen där vi studerade både kvinnor och män tillsammans. Även för kvinnor var det sämre med kontorslandskap. För män däremot var det sämre att sitta i flexkontor med tanke på sjukfrånvaro, säger hon.

Manar till försiktighet

Tuija Muhonen manar till försiktighet och ser risker med att personalen kanske inte trivs på arbetsplatsen eller kan koncentrera sig.

– Frågan är om det verkligen blir mer ekonomiskt om det står tomt.

Hon föreslår arbetsplatser som tar hänsyn till att människor har olika behov.

– Vissa behöver eget rum och andra tycker bättre om öppna kontorslandskap.

Inspireras av varandra

Eva Hoff har ett eget arbetsrum i en gammal sjukhusbyggnad med långa korridorer och flera våningsplan. Hon och kollegerna vid institutionen för psykologi är dessutom utspridda i tre olika byggnader. Det är inte heller optimalt, anser Eva Hoff.

– Personligen är jag väldigt attraherad av idén att bygga hus som är anpassade för just undervisning och forskning. Jag tror starkt på personliga arbetsrum som kan öppnas upp mot gemensamma sociala ytor, både formella och informella.

– Vi behöver gå nya stigar och få kreativ inspiration lite utanför vår trygghetszon, säger hon. Det finns en anledning till att vi sitter tillsammans i ett hus och jag tycker att vi ska inspireras mer av varandra.

Text: Teresia Borgman

2 kommentarer

Tack för din kommentar. Den kan komma att modereras innan den publiceras.

  • Margareta Clasén

    Bra att det kommer fram forskning kring detta!
    Jag saknar verkligen ett eget rum-sitter nu i ett storrum för 8 personer.
    Alla stör alla på något vis någon gång ibland och det kan man inte skydda sig emot när man sitter så här. Koncentrationen blir lidande och man blir fortare trött av alla ljud. Arbeta hemma ibland - javisst men bara ibland , Den sociala biten och känslan av att man är delaktig och medverkar till en helhet är viktig

    2017.11.28

  • Magnus Jonsson

    Hos oss delar vi kontorslandskap med andra forskargrupper och även forskningsinstitut, i en större forskningsmiljö. Visst finns det negativa aspekter och jag var själv rätt skeptisk i början. Jag tycker mig dock se (om än anekdotiskt) en ovanligt hög grad av interaktion och samarbeten mellan grupperna, som jag tror beror delvis på bristen av dörrar och att man vågar ställa den där snabba/dumma frågan som man kanske inte gjort om man först var tvungen att knacka på en dörr. Vi har en stor mängd rum i olika format för möten (så att man enkelt kan prata en längre stund utan att störa grannarna) eller för att kunna tänka och skriva i enskildhet. Utan dessa rum tror jag inte det hade fungerat alls. Jag menar inte att det är problemfritt, men jag är mindre skeptisk efter att ha suttit i öppet kontorslandskap ett tag.

    2017.11.30