Scrum, lean, agilt, kaizen, kanban, puls

De som uttalar dessa ord gör ofta goda karriärer inom produktion, produktutveckling eller programvaruutveckling. För ett tag sedan skrapade jag lite på ytan vad gäller dessa metoder och implementerade något jag kallar ”pulsmöte” i min forskargrupp.

Effekten, speciellt vad gäller min personliga stress, har varit mycket stor. Jag tycker själv att jag har ett ganska brett spektrum av arbetsuppgifter men det skiljer sig inte från andra universitetsforskare: forskning och forskargruppen, undervisning samt något ledningsuppdrag. Stressen som följer av att ständigt behöva prioritera mellan dessa uppgifter (och framförallt inte hinna med att handleda doktoranderna) var överväldigande.

Men nu har det lättat. Pulsmötet på måndagsförmiddagar kl 10 har varit absolut viktigast för denna förändring. Under en timme går alla i gruppen igenom vad de gjort och vad de ska göra, samt vilka problem som dykt upp. Sex minuter var med en klocka som ringer när tiden är slut. Allt samlas på en whyteboard, där var och en har formulerat sina mål på kort sikt (ca tre-fyra månader) och lång sikt (1 till 5 år).

Ovanför dessa mål checkar var och en av sina uppgifter från förra veckan (genom att sudda ut dem), skriver upp eventuella problem som just nu hindrar arbetet och formulerar nya uppgifter. Är arbetsuppgifterna för många prioriterar vi och är de för få hjälps vi åt att bryta ner målen till hanterbara stycken.

Efter en timme vet alla vad alla andra gör just nu och vilka problem de har. De som kan har gett input till dem som inte kan. Tider har bokats för det som behöver längre tid för att redas ut och vi har haft möjlighet att prioritera så att rätt grejer blir gjorda. Den sista halvtimmen innan det är dags för måndagslunchen kan med gott samvete användas till mejlen.