När reseförbud och rekommendation om att jobba hemma kom insåg forskningsråden att inga forskare skulle kunna komma till de möten där ansökningar bedöms. Före coronapandemin ansågs digitala beredningsmöten otänkbara.

Bedömning via videomöten fungerade bättre än väntat

2020-06-10

När coronapandemin drog in över Europa flyttade forskningsrådens möten ut på nätet. Att bedöma forskarnas ansökningar vid digitala möten sågs som en nödlösning, men det har gått bättre än väntat. Många deltagare tycker att det har blivit mer rättvist, med tydligare struktur och jämnare talartider.

Ewa Roos

En som inte precis gladde sig åt att mötena skulle bli digitala var Ewa Roos, professor vid Syddansk universitet. Hon är nytillträdd ordförande för en av Vetenskapsrådets beredningsgrupper för klinisk behandlingsforskning.

− Det är viktigt att det blir en rättvis process och att alla ledamöter får samma chans att höras. Jag var inte säker på hur det skulle gå till digitalt men det gick mycket bättre än väntat, säger Ewa Roos.

Hon berättar att de hade en strikt talarordning under mötet. För varje ny ansökan som skulle gås igenom fick alla ledamöter i tur och ordning säga sitt. Sedan fick den som ville tillägga något räcka upp handen, precis som om de hade setts fysiskt.

− Det var inga problem att se på skärmen när någon ville ha ordet, säger Ewa Roos.

Det verkar nästan lättare att fördela talartiden rättvist vid digitala möten än när man ses fysiskt, upplever hon.

− Flera deltagare tyckte att det blev mer jämt i vilka som fick höras än det brukar vara.

Teresa Ottinger

Den bilden ger även deltagarna i de andra beredningsgrupperna som har genomfört digitala möten, berättar Teresa Ottinger, enhetschef på avdelningen för forskningsfinansiering.

− Det blir mer fyrkantigt vid digitala möten och då blir det svårare för enskilda individer att dominera. En persons utstrålning, karisma och auktoritet kommer inte fram lika starkt, säger hon och berättar att flera ledamöter upplever att de digitala mötena blev mer jämställda.

”Vi insåg att ingen skulle kunna komma”

När de första fallen av covid-19 bekräftades i Sverige under januari-februari hoppades Vetenskapsrådet fortfarande att vårens beredningsmöten skulle kunna hållas ungefär som vanligt. Sedan gick utvecklingen snabbt med restriktioner som reseförbud, isolering av riskgrupper och rekommendation om att jobba hemma.

− Då insåg vi att ingen skulle kunna komma till mötena och att vi behövde göra något snabbt, säger Teresa Ottinger.

Innan coronapandemin bröt ut var det aldrig aktuellt på Vetenskapsrådet att genomföra helt digitala beredningsmöten. Det sågs närmast som otänkbart, menar Teresa Ottinger.

− Det var nästan lite tabu, skulle jag säga. Det har funnits en stark föreställning om att det intellektuella samtalet kräver att man ses i samma rum. Därför är det väldigt betryggande att grupperna åtminstone så här långt tyckt att de kunnat genomföra sin uppgift även i digital mötesform.

Forte var först ut

Det är inte bara Vetenskapsrådet som har fått ställa om sina beredningsmöten i vår. Även de andra forskningsråden har gått över till digitala lösningar i all hast. Forte var snabbast igång och hade sitt första digitala beredningsmöte redan i början av mars.

Dag Hervieu

− Vi hade planerat in alla vårens möten i våra nya fina lokaler. Sedan kom det här eländet, säger Dag Hervieu, forskningssekreterare på Forte.

Han och kollegan Sofie Wallerström berättar att de var mest oroliga över att tekniken inte skulle fungera, och att ledamöterna på grund av det inte skulle kunna delta på lika villkor.

− Tekniken är ny både för oss och för ledamöterna. Det kan vara svårt att ge support på distans om det är någonting i andra änden som inte fungerar, säger Sofie Wallerström.

Sofie Wallerström

När de testade tekniken inför de första mötena såg de att ljudkvaliteten kunde förbättras med ganska enkla medel. De insåg till exempel att det är viktigt att alla mötesdeltagare har hörlurar med mikrofon. Det blir också mindre brus och rundgång om alla ”mutar” sig själva när de inte har ordet.

Annat som de tycker är viktigt att tänka på för att digitala möten ska fungera så bra som möjligt är att ha pauser och undvika långa dragningar av information.

”Man blir tröttare”

Forte håller sina beredningsmöten i programmet Teams medan Vetenskapsrådet använder Zoom. På båda forskningsråden tycker man att tekniken har fungerat bra.

− Visst har det hänt att någon deltagares bild har frusit, men det är ingen som har blivit utkastad, säger Dag Hervieu.

Ewa Roos tycker att det finns många bra tekniska funktioner som underlätta mötet. När någon ledamot är jävig kan denne till exempel lätt placeras i det digitala ”väntrummet” och om hon som ordförande behöver stämma av någon formalia med personalen från Vetenskapsrådet går det att ses i ett digitalt ”break out room”.

Den största utmaningen med digitala möten är inte att få tekniken att fungera utan att hålla energin uppe, konstaterar hon. Det blir många timmar framför skärmen. Hennes möte varade från morgon till kväll, två dagar i rad.

− Jag var helt slut efteråt. Man blir mycket tröttare av digitala möten än av fysiska. Det är något att ta med sig framöver. Det är tveksamt om man kan ha så långa möten tycker jag. Det kanske är bättre att dela upp dem på fler dagar.

Småsnacket och nätverkandet blir lidande

Även om mötet i Ewa Roos beredningsgrupp fungerade bra ser hon att vissa inslag helt gick förlorade när deltagarna inte träffades i samma rum. Särskilt det sociala blir lidande, menar hon.

För att försöka lätta upp stämningen under sitt möte hade hon på förhand uppmanat alla deltagare att lägga in en bakgrundsbild från platsen där de befann sig. De här bilderna syntes bakom deltagarna under mötet.

− Det var för att de skulle få något att småprata om.

Bakgrundsbilderna fungerade bra, tycker hon, men de digitala fikapauserna var inte lika lyckade.

− Då gjorde alla så här, säger hon och stänger av sin video och sin mikrofon så att hon varken syns eller hörs.

När småsnacket försvinner förloras också möjligheten för ledamöterna att umgås och nätverka med de andra i gruppen, menar Ewa Roos. Hon får medhåll från Sofie Wallerström på Forte.

− Det här drabbar främst nya medlemmar som inte känner de andra. Det är lättare att skapa en bra gruppdynamik om man ses och har lite småprat runtomkring själva mötet, säger hon.

Om fler beredningsmöten ska hållas digitalt framöver behöver forskningsråden fundera över vad ledamöterna får ut av sitt deltagande, tror Ewa Roos.

− Jag tror att just nätverkandet är en viktig anledning till att man vill vara med, så om man inte får den biten kan det behövas någon annan kompensation, säger hon.

Mer digitala möten framöver

Teresa Ottinger håller med om att det sociala blir lidande när mötena hålls digitalt, och att det kan innebära att det blir lite tråkigare för forskare att vara med i beredningsgrupperna. Samtidigt tror hon att digitala möten kan göra det möjligt för nya grupper av forskare att delta.

− Om du inte har möjlighet att resa är digitala möten bättre, säger hon.

Hittills har Vetenskapsrådet hållit sex pilotmöten och även höstens 70 beredningsmöten planeras bli digitala. På Forte har man hållit 16 digitala möten som håller på att utvärderas.

− Vi har inte slutresultatet än men överlag ser vi att de flesta är positiva. Det har fungerat väldigt bra, säger Dag Hervieu.

Han ser många fördelar med digitala möten jämfört med fysiska: De är billigare att arrangera, det är lättare att få ihop allas scheman när ingen behöver resa och de är bättre ur klimatperspektiv. Samtidigt tycker han att den sociala aspekten av att träffas är viktig. Han och Sofie Wallerström tycker att digitala möten ska ses som en bra lösning när fysiska möten inte är genomförbara. Teresa Ottinger på Vetenskapsrådet går steget längre och beskriver de digitala mötena som ett på många sätt lika bra alternativ.

− Vi införde dem som en nödlösning, en plan B, men nu ser vi det inte så längre. Man kan säga att vi har gått från skräck till förtjusning. Jag tror absolut att vi kommer ha både fysiska och digitala möten framöver, säger hon, men än är det för tidigt att säga i vilken omfattning.

6
Text: Charlie Olofsson

Ta del av information om behandlingen av dina personuppgifter