Tips från mötesforskaren som arrangerat internationell konferens om mötesorganisation: Gå på minst en session utanför ditt specialområde. Och utnyttja frågestunden. Bara tanken på att du ska ställa en fråga skärper din uppmärksamhet.

Så får fler behållning av konferensen

2018-03-05

Fler och längre pauser. Digital teknik som gör det lättare även för juniora forskare att ställa frågor. Och mer framträdande roller för kvinnor. Det är några av de förändringar forskare vill se för att skapa bättre konferenser.

På vetenskapliga konferenser i den bästa av världar delar talare med sig av sin forskning och får feedback som de ödmjukt tar med sig hem för att stärka kunskapen. Deltagarna får nya insikter som de kan integrera i sina egna projekt.

I kaffepauser och under luncher och middagar fördjupar man frågeställningar från presentationer och posters, återknyter till gamla vänner och hittar nya kollegor. Efteråt reser alla hem, fullastade med fräsch kunskap och nya användbara kontakter.

I den bästa av världar.

I verkligheten blir det ofta inte riktigt så. I verkligheten händer det att deltagare efter deltagare tar sin tillflykt till något socialt medium medan luften i salen tryter.

Bara hälften lärde sig

En undersökning från USA visar att drygt hälften av tillfrågade deltagare på naturvetenskapliga konferenser åker hem med känslan av att ha lärt sig något som sparar tid eller pengar. Konferensarrangören som har gjort undersökningen lyfter fram den siffran som hög, men den antyder också att nästan hälften av deltagarna inte fick ut någon av dessa fördelar.

Lina Eklund är naturgeograf vid Lunds universitet. När hon började arbetet på sin doktorsavhandling såg hon mycket fram emot alla konferenser där hon skulle få möta ny kunskap, men sex år senare kände hon att de alltför ofta var slöseri med tid. Droppen blev en föreläsare som visade hela sin vetenskapliga artikel på duken framför publiken – och sedan läste högt ur den.

– De värsta konferenser jag har varit på har varit stora, helt överväldigande med många parallella sessioner. Det blir svårt att i förväg avgöra kvaliteten på presentationerna och svårt att knyta kontakter.

Många som talar är nervösa, menar Lina Eklund.

– Och de tror att bara man kan sitt ämne så kan man också prata om det.

Tio budord för att hålla en presentation

Erfarenheterna gjorde att Lina Eklund satte ihop tio budord riktade till forskare som ska hålla en presentation: Destillera fram de mest intressanta rönen. Anpassa dig efter publiken. Inled med en fråga och besvara den sedan. Öva. Ta plats på scenen, skoja och använd ett enkelt språk. Be aldrig om ursäkt, utan lägg dina misstag på minnet och se till att inte göra om dem.

Och framför allt: håll tiden.

Alla doktorander borde gå kurser i presentationsteknik, föreslår Lina Eklund. Men innan det händer så tipsar hon konferensdeltagare att i förväg, på Youtube, kolla upp intressanta talare och välja ut dem som kan prata.

Inom många discipliner dominerar män. Lina Eklund menar att den som arrangerar en konferens ska se till att både kvinnor och män håller keynotes och är representerade i paneler. Och forskning från 2017 visar att om moderatorn vid frågestunden ger första frågan till en kvinna så ställer fler kvinnor frågor, påpekar hon.

Snabbt sätta sig in i ett nytt fält

Mötesforskaren Christoph Haug vid Göteborgs universitet arrangerade förra året en internationell konferens just på temat mötesorganisation. Med tanke på ämnet kände han en viss press.

– Det måste bli bra, annars hade det blivit för pinsamt.

Och det blev bra. En situation som krävde improvisation – deltagarna ville ha tid att diskutera varandras artiklar – kunde snabbt lösas, tack vare att så många hade specialkunskaper om hur det kunde organiseras.

Christoph Haug är medveten om att konferenser ofta skapar och återskapar hierarkier. Men han jämför med vetenskapliga tidskrifter, en annan kanal för kunskapsutbyte, och menar att  friheten är mindre där eftersom det formella rankningssystemet skapar konformitet.

– På en konferens är det enklare att skapa alternativa utrymmen och få fram till exempel ett feministiskt eller maktkritiskt perspektiv.

Ett värde hos konferenser som Christoph Haug lyfter fram är att de åskådliggör forskningsfält. Om man går via litteraturen kan det ta flera veckor att sätta sig in i ett nytt fält, men om man istället besöker en konferens kan man bara sätta sig ner och lyssna. Då får man höra hur forskarna pratar om ämnet, vilka begrepp de använder, vad de är överens och inte överens om.

– Att vara på en konferens är att titta ut genom ett fönster över ett fält.

Marknadsföra och nätverka

Ett annat värde är marknadsföring – forskare får en chans att göra sig kända. Under frågestunden efter en presentation kan någon ta chansen och berätta om sin egen forskning. Det behöver inte vara problematiskt, menar Christoph Haug.

– Jag som sitter och lyssnar kanske tänker att ”aha, den ska jag prata med”. Det är en av de viktigaste funktionerna hos en konferens, att jag som forskare kan identifiera vilka jag vill kontakta.

Nätverkandet är ett viktigt värde. Christoph Haug uppmanar arrangörer att lägga in många och inte alltför korta pauser i programmet.

Ett vanligt problem är tidsoptimism. Många talare drar över tiden. Moderatorerna tvekar ofta att gripa in, särskilt om de är juniora, säger Christoph Haug. Det kan också uppstå ett intressant samtal under frågestunden som moderatorn inte vill avbryta.

En lösning är prestationsformatet pecha kucha, som Christoph Haug själv använder ibland. Det innebär att 20 bilder visas under 20 sekunder vardera, så att presentationstiden begränsas till mindre än sju minuter. Det ger koncentration och mer tid för frågor om det som verkligen intresserar deltagarna.

Enklare ställa frågor via dator och telefon

Även till den som inte ska tala själv utan bara lyssna har Christoph Haug ett par tips: Gå på minst en session utanför ditt specialområde – det vidgar vyerna. Och utnyttja frågestunden. Bara tanken på att du ska ställa en fråga skärper din uppmärksamhet.

Ett tips till arrangörer är att använda digital teknik så att publiken kan ställa frågor via sin dator eller smarta telefon. Det sänker tröskeln för orutinerade deltagare att göra sin röst hörd. Talaren får också mer feedback.

Det finns särskilda digitala verktyg för det, men man kan också skapa ett enkelt dokument i Google Drive, ge publiken webbadressen och be dem skriva in kommentarer under presentationens gång.

På förra årets möte om möten var det ett klassiskt konferensproblem som Christoph Haug inte lyckades lösa: maten. Han hade ansträngt sig för att alla skulle få äta det de ville, men när lunchen serverades hade många, som så ofta, glömt vad de beställt.

– Att det blir så måste man kanske acceptera. Eller så ska man bara servera en enda rätt som alla kan äta.

Deltar digitalt i workshops

I augusti går dramapedagogikkonferensen Drama Boreale av stapeln vid Göteborgs universitet. Konferensen har hållits vart tredje år sedan 1995 i olika nordiska länder. I år provar arrangörerna ett nytt upplägg. Eftersom dramapedagogik i sig bygger på relationer så vill de undersöka om det går att arrangera en konferens som är mindre hierarkisk och låter fler deltagare komma till tals i relation till varandra.

Stommen i konferensen är en serie parallella workshops som gestaltas genom drama, dokumenteras bland annat med stöd av en performanceartist och sprids digitalt till deltagare i Uganda, Storbritannien, USA, Australien och flera andra länder. De ger omedelbar feedback som sedan används i nästa workshop.

Projektledare och dramapedagogen Åse Eliason Bjurström berättar:

– Vi vill bort från de färdigtänkta positionerna. Istället arbetar vi med ett gemensamt undersökande – vad är det vi inte ser? Vi försöker hitta fördjupningarna och det uppseendeväckande.

Billigt, hållbart, inga visum krävs, fler får prata

En konventionell konferens, med alla deltagare på plats, hade inte varit ekonomiskt möjlig och många medverkande hade inte heller fått visum. Men det alternativa upplägget är ingen nödlösning utan ger flera fördelar: Man minskar klimateffekterna och skapar samtidigt en bredare konferens där många lokala dramapedagoger kan komma till tals ofiltrerade.

Åse Eliason Bjurström menar att alternativa former går att applicera på konferenser inom alla discipliner. Det gäller bara att se att själva konferensen är ett drama i sig där alla, från keynote-talaren till deltagaren som bara kommit för att lyssna, har sina givna roller.

– Alla roller har sina förväntade beteenden. Men om man ser forskning som något som ska förändra så måste man hitta mer kritiska och konstruktiva former, säger hon.

Text: Katarina Bjärvall