För forskare som söker medel hos externa finansiärer gäller det att så långt som möjligt specificera vilka kostnader deras projekt kommer att ha för sådant som IT-system, administration, bibliotek etc.

Indirekta kostnader kan stå högskolan dyrt

2016-10-06

Forskning kräver lokaler, IT-system och andra stödfunktioner. Men hur ska kostnaderna för detta räknas in i externa finansiärers forskningsbidrag? Full kostnadstäckning är den princip som Sveriges universitets- och högskoleförbund förordar. Risken är annars att lärosäten tvingas tacka nej till externa bidrag. Läs den första av tre artiklar i Curie om indirekta kostnader.

Frågan om hur indirekta kostnader ska beräknas och bekostas har diskuterats i många år och varit föremål för en rad utredningar. Historiskt har externa finansiärer bidragit till projektens direkta kostnader – forskarlöner och driftskostnader. Lärosätena har stått för lokaler, administration, IT-system, bibliotek etc.

I takt med att andelen externt finansierad forskning blivit större vid lärosätena har kraven ökat på att externa finansiärer ska bekosta även de indirekta kostnader som uppkommer runt de forskningsprojekt de väljer att stödja. Annars tvingas lärosätena att använda stora delar av sina medel till medfinansiering.

Ett riksdagsbeslut från 1990 fastställde att externa finansiärer skulle lägga 12 procent på varje bidrag för indirekta kostnader – även kallat overheadkostnader eller OH-kostnader. Då räknades lokaler inte in. Därefter har olika utredningar föreslagit nya procentsatser som lämpliga påslag vid medelstilldelning. 35 procent, inklusive lokalkostnader, var en överenskommelse som tecknades mellan lärosätena och vissa finansiärer 2003. Det var dock för det mesta inte tillräckligt för att täcka externa finansiärers proportionella andel av de indirekta kostnaderna.

Beräknas enligt SUHF-modellen

Indirekta kostnader finns på såväl central nivå som på fakultets- och institutionsnivå. Ett nytt sätt att beräkna dem kom med SUHF-modellen 2007. En arbetsgrupp inom Sveriges universitets- och högskoleförbund, SUHF, arbetade fram den i samarbete med Wallenbergstiftelserna, Riksbankens Jubileumsfond och Vetenskapsrådet. Enhetliga och tydliga redovisningsprinciper för indirekta kostnader hade då länge efterlysts av forskningsfinansiärerna.

Susanne Odung, ekonomichef på KTH och talesperson för SUHF, konstaterar att modellen har införts som redovisningsprincip på alla statliga och även på andra lärosäten.

– Den tillämpas lite olika beroende på lärosäte och så måste det vara. Men den tydliggör på ett utmärkt sätt totalkostnaderna för forskningsprojekt. I stället för att göra procentuella schablonpåslag räknas lärosätenas verkliga OH-kostnader fram, säger hon.

Med hjälp av SUHF-modellen kan indirekta kostnader hänföras till enskilda projekt. Därmed kan forskare presentera en så kallad fullkostnadskalkyl med såväl direkta som indirekta kostnader när de ansöker om bidrag. När det gäller lokaler bör kostnader för lokaler som hör till lärosätets kärnverksamhet redovisas som direkta kostnader, medan kostnader för stödverksamheter räknas som indirekta.

Statliga finansiärer ska ge full kostnadstäckning

Vid statliga Vinnova gäller att kostnader som berättigar till stöd måste vara faktiska. De får alltså inte bygga på uppskattningar eller schabloner. Projektets totalkostnad kan helt eller delvis täckas av Vinnova och det bidrag som beviljas uttrycks i procent.

Ofta får forskarna vid universitet och högskolor 100 procent av den totalkostnad de presenterat i fullkostnadskalkylen. Andra projektpartner, som till exempel företag, får också göra påslag i sina ansökningar för faktiska indirekta kostnader. Men dessa får aldrig överstiga 30 procent av de personalkostnader den sökande har i projektet.

Statliga forskningsfinansiärer har sedan 2010 inskrivet i sina regleringsbrev att de ska ge full kostnadstäckning för de projekt som får bidrag. De ska alltså utgå från projektets totalkostnad. Indirekta kostnader bör täckas proportionellt till bidraget för direkta kostnader. Med till exempel ett 50-procentigt bidrag följer då att man bekostar 50 procent av de indirekta kostnaderna.

Stiftelser måste ta hänsyn till villkoren i sina stadgar. Knut och Alice Wallenbergs stiftelse (KAW) kan, enligt sina donationsbrev, inte bidra med ospecificerade administrativa kostnader. De indirekta kostnaderna måste vara preciserade så att de kan relateras till det aktuella projektet. KAW är ändå positiv till SUHF:s redovisningsmodell.

– Vi kräver att alla ansökningar som skickas till oss ska redovisas enligt SUHF-modellen. Men sedan gör vi en individuell bedömning, projekt för projekt, av vilka indirekta kostnader som vi är villiga att betala. Den baseras på hur många forskare och vilken typ av forskare och verksamhet projektet omfattar. De senaste åren har de indirekta kostnader och den hyra som vi beslutat att bidra med varierat mellan tio och 35 procent, förklarar professor Göran Sandberg, verkställande ledamot på KAW.

Vad som ingår ska vara tydligt

För att möta de begränsningar som finns i stiftelsers och privata finansiärers stadgar kring ospecificerade kostnader, är det viktigt att forskare så exakt som möjligt tydliggör vad som ingår i de indirekta kostnaderna när de formulerar sina ansökningar, betonar Susanne Odung på SUHF.

– Man behöver jobba mycket med kalkylen och min rekommendation är att man tar hjälp av en ekonom så man är säker på att få med allt, säger hon.

Små högskolor har förhållandevis höga overheadkostnader, eftersom färre verksamheter delar på dem. Därför blir krav på medfinansiering speciellt kännbart för dem, menar Karin Åmossa, chefsutredare på fackförbundet Sveriges universitetslärare och forskare, Sulf.

– Problemet är att externa bidrag äter ur lärosätets budget, när finansiärerna inte ger full kostnadstäckning. Högskolan har kanske en forskargrupp som fått ett stort anslag. Men om kravet är att man måste svara upp med egna medel för att täcka OH-kostnader har små lärosäten ibland inte råd att ta emot externa medel. När egna forskningsmedel går åt till att täcka externa projekts stödverksamhet, i stället för att bekosta egen initierad forskning, påverkar det också lärosätenas planering och prioriteringar, säger hon.

Sulfs uppfattning är att balansen mellan lärosätenas basanslag och extern finansiering är i kraftig obalans.

– Man behöver styra forskningsmedel från forskningsråden till lärosätena och det krävs mycket nya pengar för att få en balans i systemet, säger Karin Åmossa.

Läs mer i Curie om indirekta kostnader:

Staten tar tillbaka forskningspengar via hyran

Högt pris när forskningen ska få rum

Text: Yvonne Busk
Foto: Depositphotos

2 kommentarer

Tack för din kommentar. Den kan komma att modereras innan den publiceras.

  • Inger Rydén Bergendahl

    Mycket bra att Curie tar upp denna problematik. Det finns en ytterligare risk med obalansen, nämligen att rörliga resurser till utbildningen naggas i kanten. SUHF-modellen bidrar säkerligen till att upprätthålla en viss rimlighet i allokeringen av gemensamma kostnader hos lärosätet men ökat tryck på samfinansiering av externt finansierad forskning kan ändock skapa en tendens att det blir utbildningsresurserna och högskolans studenter som får dra ett kort strå.

    2016.10.07

  • Alf-Erik Almstedt

    Jag berörde samma problematik i en Curie-artikel om forskningsinfrastruktur för några veckor sedan, där ser vi redan bekymmersamma effekter. Den artikeln finns nu också under taggen forskningsfinansiering.

    2016.10.07

Ta del av information om behandlingen av dina personuppgifter