Annika Härenstam, professor i arbetsvetenskap, har ägnat tjugo år åt att analysera hur organisationers förutsättningar påverkar möjligheterna att göra ett bra jobb inom dem. Annika Andersson är HR-chef på Kretslopp och vatten i Göteborg, en av de organisationer som deltagit i forskningsprojektet Chefios.

Det som krävs för att bli en bra chef

2013-11-29

I ett samarbete mellan forskare och praktiker studerar Chefios-projektet förutsättningar för ledarskap. Syftet är att få svar på frågan: Hur ska en organisation se ut för att det ska gå att vara en bra chef i den? 

– Det spelar ingen roll hur många kurser chefer går på. Har de inte förutsättningar och resurser att tillämpa det de lär sig där så hjälper det inte, säger Annika Andersson, HR-chef på Kretslopp och vatten i Göteborg, en av de organisationer som deltagit i forskningsprojektet Chefios.

I en chefsvardag där man inte hinner med det man vill och borde är det lätt att lägga skulden på sig själv: Att man inte passar i rollen som chef, inte har rätt kompetens, inte är tillräckligt effektiv. Men orsakerna till att man misslyckas kan ligga på helt andra plan. För chefer verkar inte i ett vakuum, utan i organisationer som var och en har sina speciella förutsättningar. Syftet med Chefios-projektet är att ge verktyg som gör det möjligt att lyfta blicken och se dessa sammanhang. 

Kraften i projektet handlar mycket om att jämföra organisationer med varandra, menar Annika Härenstam, professor i arbetsvetenskap och den som har lett forskningsprojektet. 

– Det är sättet att ställa forskningsfrågor som synliggör sammanhanget. Så fort du börjar jämföra och ser systematiska skillnader har problemen något med omvärlden att göra som inte chefen som individ är bärare av. Det blir skuldavlastande.

Grundat i omfattande forskning

Forskningsprojektet drivs vid institutionen för sociologi och arbetsvetenskap vid Göteborgs universitet. Det kom till som en fortsättning på flera års arbete där forskare inom sociologi, psykologi och ekonomi identifierade var makten över arbetsvillkoren finns i olika typer av organisationer. De tidigare studierna ledde bland annat fram till en modell som beskriver hur goda jobb skapas samt analysinstrument för att kartlägga organisationer och arbetsförhållanden. Inom ramen för Chefios fick forskarna chans att undersöka hur dessa kan användas i konkreta förändringsarbeten.

Samtidigt som det är viktigt att hitta analysinstrument som fångar in många olika aspekter, måste resultaten presenteras på ett sätt som gör att de blir användbara, framhåller Annika Härenstam. Hon jobbar gärna med bilder.

– I organisationsanalyser ritar vi mycket. Och så låter vi människorna vara med och rita, så att de gör materialet till sitt. 

Chefer gjorde för mycket

Fyra kommunala förvaltningar deltog i projektet. Vid en av dem, Kretslopp och vatten i Göteborgs stad, deltog förvaltningens 28 chefer i flera olika kartläggningar.

Resultaten av kartläggningarna gav en helhetsbild som fick mönster att träda fram. Något som blev tydligt var att de flesta chefer trivdes med sina jobb och var drivna. Men i många fall jobbade de så mycket att de inte fick tillräcklig återhämtning. Utöver arbetsgivaransvaret drev många av cheferna egna projekt och ryckte in och arbetade operativt för att avlasta medarbetarna. I kombination med brist på stödfunktioner gjorde det att de hade orimligt många arbetsuppgifter. 

Analyserna resulterade även i en karta över vilka externa aktörer som chefer och medarbetare samarbetade med. Den visade på en härva av kontakter kors och tvärs, vilket tydliggjorde att den dåvarande beställar-utförarmodellen skapade svårigheter.

– Man kunde se att det var otydliga rollförhållanden mellan oss, säger Annika Andersson. 

Förtydligade roller och arbetsuppgifter

Kartläggningarna gav ett bra underlag för det fortsatta utvecklingsarbetet, tycker hon. Förändringarna kom till stor del att handla om att förtydliga och avgränsa: Att räta ut kommunikationsvägar, bryta ner budgeten på avdelnings- och enhetsnivå och att förtydliga vad cheferna ska göra själva respektive när de ska kunna ta hjälp av stödfunktioner. 

– Om chefen till exempel har ett rehabärende var fjärde månad är det kanske inte rimligt att behöva lägga tid på att sätta sig in i hur de systemen fungerar, säger Annika Andersson.

Annika Andersson upplever att det fanns ett stort engagemang för projektet. Där tror hon att forskningsförankringen bidrog.

– Många av dem som jobbar här är högutbildade och vill ha ett faktabaserat underlag. Genom att arbetet var grundat i forskning fick det legitimitet.

Chefios-modellen sprids vidare

Som en del av Chefios gjordes en processtudie, där ledningsgruppernas arbete studerades under ett år. Resultaten användes sedan för att finslipa analysinstrumenten och förändringsmodellen ytterligare. Samtidigt anpassades de för att kunna användas bredare, utan att arbetsinsatsen blir alltför betungande för organisationerna. Detta sker nu inom ramen för det så kallade Nyttiggörandeprojektet. 

Gunilla Pallhed, enhetschef för kost i Stadsdel öster i Borås kommun, är chef i en av de tre organisationer som ingår. Hon har tidigare varit på flera ledarskapsutbildningar men tycker att metoderna från Chefios känns som ett helt nytt grepp.

– Tidigare har det mer varit råd om hur man ska tänka som chef och hur grupper fungerar. Det här handlar snarare om vad vi faktiskt gör i praktiken, för att utifrån det kunna komma fram till hur vi ska göra istället.

Gunilla Pallhed ingår i en ledningsgrupp med fem andra chefer. De är klara med kartläggningsfasen och ska nu påbörja förändringsarbetet. 

För hennes egen del gjorde arbetsinnehållsanalysen att det blev väldigt tydligt hur mycket administrativt arbete hon gör. En stor del av hennes arbetstid går åt till att lägga scheman, kalla in vikarier och hantera fakturor från leverantörer. Det gör att hon inte hinner besöka kostpersonalen på skolor, förskolor och äldreboenden så ofta som hon skulle vilja. 

– Jag skulle vilja vara ute mer. Men det kanske inte är meningen. Det är det vi ska diskutera oss fram till nu: Vad är det vi ska göra? Ska jag lägga 70 procent av min arbetstid på administration och 30 på verksamhet? Om man bara har det klart för sig är det helt okej. Men om man tror att man ska göra något och inte hinner med det så blir det jobbigt. 

Text: Fatima Grönblad
Foto: Anna Rehnberg

Ta del av information om behandlingen av dina personuppgifter