Inte lätt att göra rätt – utmaning att hantera forskningsdata

Vi ville undersöka hur landskapet för e-infrastruktur skulle behöva se ut för att bättre svara mot forskarnas behov i framtiden. Därför startade vi KAFFE-projektet (Kartläggning av Förmågor inom Forskningens E-infrastruktursystem).

I projektet ingår att genomföra forskarintervjuer. För intervjustudien har vi på Svensk nationell datatjänst engagerat en arbetsgrupp som består av cirka 15 personer från 9 organisationer – lärosäten, forskningsinstitut och infrastrukturer. Vi ser den fantastiska kraften i vårt nätverk och våra samarbetspartners – här kan vi tillsammans samla in och presentera forskarnas röster i större skala än tidigare projekt har kunnat göra. Entusiasmen och förväntningarna är höga!

Dessa många lagar och regler ter sig oförenliga, trots att vi slår våra kloka huvuden ihop i arbetsgruppen.

En bit in i arbetet blir det dock lite svårare att hålla uppe entusiasmen och förväntningarna. Trots alla gruppmedlemmars kunskap, motivation, långa erfarenhet av forskning och trots vår vana att stötta forskare i att göra rätt stöter vi på komplicerande faktorer som gör att arbetet bromsas in och ibland prövar vår arbetsglädje. Faktorerna är kanske främst av juridisk och teknisk art, och de går in i varandra på olika sätt.

Svårigheterna vi möter är i sig ett viktigt resultat från KAFFE-projektet. Inför vår undersökning av forskarnas behov får vi själva uppleva det många forskare upplever och som kan uttryckas i en enkel fras: Det är inte lätt att göra rätt.

Vi vill börja samla in data och genomföra intervjuer enligt konstens alla regler men det blir så svårt att göra rätt – rätt i betydelsen att följa de lagar och regler som satts upp från olika håll och som skärpts på senare år: GDPR, arkivlagen, lagen om etikprövning och i förlängningen även kraven på öppna data som en del av öppen vetenskap, och så vidare. Dessa många lagar och regler ter sig oförenliga, trots att vi slår våra kloka huvuden ihop i arbetsgruppen.

Vi kan dela med oss av ett exempel där saker ställdes på sin spets, en skärningspunkt där teknik, etik, juridik och arkivlag möts, nämligen i valet av inspelningsverktyg för intervjuerna.

Men se detta är inte tillåtet enligt arkivlagen utan då måste först en gallringsutredning göras.

Gör vi intervjuerna via Teams och Zoom skapar dessa tekniska verktyg automatiskt både ljud- och bildfiler. Detta medför att om en intervjuad persons namn eller bild råkar synas i rutan vid intervjun har vi ur ett juridiskt perspektiv plötsligt ökat riskerna betydligt för att vi samlar in känsliga persondata. Den pragmatiskt lagda föreslår att om detta händer så kan vi väl bara radera denna del? Men se detta är inte tillåtet enligt arkivlagen utan då måste först en gallringsutredning göras. Som alternativ undersökte vi därför ett kommersiellt verktyg som endast spelar in ljud. Men detta visade sig ha blivit uppköpt av ett nytt företag och vi hamnade i återvändsgränder med olika betaltjänster…

Även många andra frågor har vi behövt sätta oss in i under den förberedande processen. Behöver samtycke samlas in eller räcker det med information om personuppgiftshanteringen till de intervjuade? När övergår forskningsdata från att vara inkommen handling till upprättad? Vem blir ansvarig för personuppgifter i projekt där många lärosäten samarbetar? Vilka dokument måste diarieföras och vilka inte? Hur skaffar vi en gemensam lagringsyta för data som även externa kan nå och använda?

För att lyckas hålla reda på alla trådar och hur de är beroende av varandra, så behöver man utöver att vara forskare nästan vara såväl halvjurist som halvtekniker, halvarkivarie och halvadministratör – en översättare eller brobyggare mellan många olika perspektiv, förväntningar, regelverk, tekniska (o)möjligheter och så vidare.

Vi kan bara föreställa oss hur det blir för projekt som hanterar känsliga data.

Och då hanterar ändå KAFFE-projektet icke känsliga personuppgifter. Vi kan bara föreställa oss hur det blir för projekt som hanterar känsliga data! Det tycks kort sagt ännu vara långt kvar tills det blir lätt att göra rätt.

Våra erfarenheter belyser många av de situationer forskare dagligen behöver hantera i sitt arbete och vi ställer oss frågan: “Hur GÖR forskarna egentligen, för att över huvud taget hinna med kärnverksamheten – att forska?”. Det är en fråga vi kanske inte kommer in på i intervjustudien, men kanske vi kan prata om den över en kaffe framöver?

Fortsättning följer - vi ger inte upp!