En flora av system – på gränsen till sammanbrott

2020-12-09

Krönika av Anna Jonsson, organisationsforskare vid Lunds universitet och Score, om den uppsjö av tekniska system som en universitetsanställd behöver ha koll på.

Det plingar till i mejlkorgen. Jag öppnar mejlet och läser:

Om jag har förstått det rätt så ska du vara tjänstledig 50% nästa år? Då skulle det vara bra om du vill göra en ansökan i Primula så fort som möjligt så att det inte blir fel med löneutbetalningarna i januari. 

Jag känner hur pulsen stiger. Fyllde jag inte nyss i något om att jag vill vara tjänstledig för att forska 50 procent? Jag andas djupt. Försöker tänka mindfulness.

Primula? Jag försöker låta bli att svara med vändande fråga. Försöker tänka logiskt. En primula – är det inte en sån där blomma som farmor hade på sitt köksbord, med blommor som såg ut som påsar? En sån där som man inte kunde låta bli att klämma på, trots att farmor sa att man inte fick. Fast den primula som avses i mejlet är förstås ett av de väldigt många IT-system som någon har konstruerat för någonting till någonting vid våra svenska lärosäten. Men vilket? Det är inte jättelätt att associera till blomman med påsarna.

Jag klarar ungefär tre sekunder, sen kastar jag iväg ett svar: ”Fyllde jag inte i någonting just precis i något system?

Jag klarar ungefär tre sekunder, sen kastar jag iväg ett svar: ”Fyllde jag inte i någonting just precis i något system? Är detta ett annat system?”. Jag avrundar med att jag förstår att det inte är personen som skickade mejlet som står bakom alla dessa system. Känner mig lite skamsen över att jag bara tre dagar tidigare skickade ett mejl till en annan administratör om ett annat system med den nyanserade beskrivningen: ”Jag får psykbryt av alla dessa j-vla system och hatar att de är helt användarovänliga. Jag fattar inte vad jag ska fylla i!”.

Då handlade det om ett system där man ska trycka på typ 17 olika knappar och fylla i typ lika många olika rutor om någonting. Jag tänker att det ju inte är administratörernas fel. Det är trots allt värre för dem som dels måste komma ihåg alla system, dels uthärda alla mejl till och från sådana som jag.

Jag funderar över dessa kreativa namngivningar och framförallt varför det tycks finnas anledning att inte döpa dem till vad de faktiskt syftar till.

För det är väl inte bara jag som inte har förmågan att komma ihåg vilka system som är till vad? Jag skärper mig och försöker komma på vilka jag på rak arm kan komma på namnet på: Retendo, Lucat, Kuben, Proceedo, Lupin, Ladok, Canvas, Timedit, DMP roadmap, Forskningsportalen, Lucris… Elva stycken är inte så pjåkigt! Men om jag skulle få en 50 000 kronorsfråga om vad de är till för skulle jag bli utan vinst. Jag har ingen aning. Jag funderar över dessa kreativa namngivningar och framförallt varför det tycks finnas anledning att inte döpa dem till vad de faktiskt syftar till.

I väntan på svar googlar jag ”Primula + Lund”, och hamnar på Medarbetarwebben. Hittar en lista över några av de system jag just listat, men också en länk till ”Fler administrativa system”. Klickar och läser ”Alfabetisk lista över administrativa system och verktyg som riktar sig till en bred målgrupp och som är universitetsgemensamma”. Jag räknar från A till W och hamnar på siffran 35. Svindlande. Blir nyfiken och funderar över hur många det blir om jag lägger till ytterligare universitet, eftersom jag som så många andra också har kopplingar till andra lärosäten. Många system blir det. För alla har ju sin egen uppsättning system – med egna namn med samma kreativa höjd – bortsett från de som är statligt koordinerade. Mina funderingar avbryts av ett pling – ett nytt mejl.

Det stämmer att du fyllde i en mall om din arbetssituation. Det bästa vore ju om vi sen kunde skicka vidare denna informationen till lönesystemet men tyvärr så går inte det. Vi får inte ens göra det manuellt utan ni måste tyvärr själva göra det.

Jag tackar för svar och förklarar varför jag känner ansvar att göra mikromotstånd à la Jonna Bornemark*, men lovar att fylla i. Jag knappar in mina uppgifter i systemet, men aktar mig noga från att trycka på fliken ”anställning” eftersom en uppsägning då automatgenereras (fast jag har lärt mig att inget händer såvida man inte råkar trycka på knappen ”skicka in”). Känner mig nöjd och hoppas att det har blivit rätt, trots att de standardiserade rutorna jag kunde välja mellan naturligtvis inte passade in på varför jag behöver be om 50 procent tjänstledighet för att kunna forska.

Det här är värt att fira. Kanske borde jag köpa mig en primula – i väntan på lupinen! Men så plingar det till igen. Pulsen stiger. Har jag gjort fel? Nejdå, det är bara ett mejl från en transkriberare som undrar var hens betalning har tagit vägen, och försiktigt frågar om den kanske har fastnat i något av våra system?

Anna Jonsson, docent och organisationsforskare vid Lunds universitet

* Jonna Bornemark (2018) Det omätbaras renässans: En uppgörelse med pedanternas världsherraväld.

 

 

 

 

11 kommentarer

Tack för din kommentar. Den kan komma att modereras innan den publiceras.

  • Henrik Pedersen

    Sååå bra skrivet! Känner verkligen igen mig i detta.

    2020.12.10

  • Åke Johansson

    Det var många system! Själv har jag bara stött på Primula och Agresso här på Naturhistoriska riksmuseet där jag jobbar. Agresso används för daglig tidsrapportering (slipper ni tydligen på universiteten). Garanterat oanvändarvänligt, gör en alltid lite aggressiv till mods (därav namnet?). De olika kategorierna av arbetsuppgifter har föga med våra verkliga arbetsuppgifter som forskare att göra, och rutorna som ska fyllas i byter hela tiden plats från dag till dag för att göra det extra knepigt.
    Knepigast var dock när jag för ett par år sedan hade influensa och måste sjukanmäla mig hos Försäkringskassan, som hade registrerat att jag jobbade på Kustbevakningen i Karlskrona i stället (visserligen med NRM som andra arbetsgivare). Tydligen någon kod som blivit fel hos Statens Servicecenter. Gick ej att korrigera på egen hand, utan krävde ingripande från högre ort för att få riktigt.

    2020.12.10

  • Malin Sandström

    Primula är lite av en accuired taste, ja. Finns på KI med. Men när man har lärt sig de vanliga grejerna man behöver göra funkar det oftast ganska bra.

    2020.12.10

  • Göran Dalin

    Här några exempel från SLUs medarbetarwebb;
    Adato, Apsis, Sharepoint, Canvas, CMG Web, Edda, Netigate, Episerver,
    Evald, Idis, Klara, Ladok, Lins, NyA, PaletteArena, Primula, Prisma, Proceedo, Public 360, ReachMee, Slukurs, Slunik, Slupub,
    TimeEdi, UBW, Urkund....
    MEN - hosSLU har någon vänlig själ inom parantes lagt till information om respektive programvaras funktion. Kolla SLUs medarbetarwebb!
    Att flera av systemen hanterar likartad information är en sak, men ibland får man olika svar på samma fråga.

    2020.12.10

  • Isak Svensson

    Mycket bra text! Den sammantagna effekten av dessa system över åren är ju att de överfört en hel del arbetsuppgifter från universitetens centrala administration till aktiva lärare och forskare ute på institutionerna. I de allra flesta fall har detta skett utan ersättning (dvs utan nedsatt OH).

    2020.12.11

  • Daniel Pargman

    Jag skulle säga att bästa "terapin" är att läsa boken "Jävla skitsystem! : hur en usel digital arbetsmiljö stressar oss på jobbet" av Jonas Söderström. Det *är* inte ditt fel, det är systemen som är undermåliga. Förutom boken kan man också gå till hans website: https://javlaskitsystem.se.

    Jag översatte några citat från den till engelska för ett tag sedan, här är två:

    ""For almost twenty years we have been promised the same thing time after time. With the new IT system, the job will be easier and faster. But all around Sweden there are now people who try to understand why it feels like exactly the other way around. Why do stress levels increase all the time? How can I do my job when I also have to do all the new tasks that are required? The really big spectacular failures are just the tip of an iceberg .... To constantly feel there is less time to do the actual job well decreases the self-esteem."

    ""Division of labor and specialization are good inventions. They took our societies away from small scale craft labor. Getting rid of administrative specialists is not a good way to go forward. It's unreasonable that researchers, principals, policemen, teachers, doctors, therapists and others spend more time administering and less time doing their ”real” work. The number of work life self-service solutions must be limited. We have to stop throwing administrative tasks on the employees. Only solutions that really can be shown to have a positive effect on efficiency should be accepted. A holistic employee perspective must govern - not administrative or technical special interests."

    2020.12.11

  • Anna Jonsson

    Haha, underbara kommentarer! Tack!

    2020.12.11

  • Jonas Tegenfeldt

    Mycket bra!

    Något som skulle hjälpa mycket vore att bifoga en länk till respektive portal. Administrationen arbetar dagligen med dessa verktyg, medan många medarbetare kanske kommer i kontakt med dem endast en gång per år. Som medarbetare vore jag alltså mycket glad om jag skulle få fler länkar så att jag slipper googla varje gång jag får en uppmaning att gå till ett visst administrativt system.

    En fundering – en viktig orsak till den ökande administrativa bördan hos forskare och lärare är troligtvis att respektive beslut fattas utan budgetansvar för de extra kostnader (i termer av undanträngd forskning och undervisning, eller obetald övertid) som besluten innebär. Ett förslag vore därför att kräva att alla beslut som innebär ökade administrativa pålagor också finansieras fullt ut. Utan insyn i vilka kostnader eller beslut leder till, går det inte att göra en ordentlig 'cost-benefit analysis', och därmed har jag svårt att se hur besluten kan bli bra.

    2020.12.16

  • Pernilla Myrne

    Bra skrivet! Samtidigt som det ökar lärare och forskares administrativa börda har det ju inte minskat administrationens arbete. De måste ju kontrollera att vi fyller i det vi ska och gör det rätt.

    2020.12.17

  • Kristina Julin

    Underbar krönika!
    (En daglig form av mikroterapi kan man få genom att välja lämpliga lösenord. JagHatarPa11ett, 1metsystiks4U 1Teknik3tre331gen )

    2021.02.17

  • Anna Jonsson

    Tack för uppmuntrande och intressanta kommentarer! Kan kanske vara härligt att veta att mitt "psykbryt" har satt igång systemet, och det blev också ett reportage i LUM: https://www.lu.se/artikel/tjanstefel-att-inte-reagera-pa-floran-av-datasystem?fbclid=IwAR3eLMY6QId60fiA-nCO6jqD-tlbUNN40cUQCptonkrjZ7gdwiMUkJ_oCfQ

    2021.03.11

Ta del av information om behandlingen av dina personuppgifter